ก่อนยืนยันส่งมอบ: ตรวจสอบข้อมูลสินค้าแต่ละล็อต

เริ่มจากคำขอและใบเสนอราคาล่าสุด

รวบรวมข้อมูลสินค้า ขนาด จำนวน และหน่วยที่ตกลงแล้ว เทียบกับข้อมูลล็อตหรือรายละเอียดการส่งที่กำลังพูดคุย หากมีข้อแตกต่าง ให้ทำเครื่องหมายเพื่อถาม ไม่ควรเลือกข้อมูลฉบับใดฉบับหนึ่งเองแล้วถือว่าได้รับการยอมรับ

ใช้รายละเอียดที่ชัดเจนแทนคำว่า “เหมือนครั้งก่อน” หากผู้ขายมีรหัสล็อตหรือวิธีระบุสินค้า ให้บันทึกตามข้อมูลนั้น

รายการตรวจสอบก่อนตกลงส่ง

• ชื่อสินค้า ขนาด และข้อมูลระบุล็อต หากมี
• จำนวนและหน่วยตรงกับใบเสนอราคาหรือไม่
• ภาพหรือเอกสารที่ได้รับได้รับการยืนยันว่าเป็นล็อตนี้หรือไม่
• สถานที่ กำหนดการ ผู้ประสานงานส่งและผู้รับ
• แนวทางบรรจุ ส่งมอบ และหน้าที่ที่แต่ละฝ่ายตกลง
• เอกสารที่ใช้และช่องทางแจ้งเมื่อพบข้อมูลต่างกัน

สอบถามเอกสารตามธุรกรรมจริง

อย่าถือว่าทุกการซื้อขายใช้เอกสารแบบเดียวกัน หากต้องการข้อมูลแหล่งสินค้า การส่งมอบ หรือเอกสารอื่น ให้ระบุวัตถุประสงค์และขอยืนยันชนิดเอกสาร ผู้จัดเตรียม และเวลาที่จะได้รับ บทความนี้ไม่ได้ยืนยันว่าล็อตใดมีใบรับรองใดพร้อมอยู่แล้ว

ภาพถ่ายไม่สามารถแทนการตรวจสอบเงื่อนไขทั้งหมดหรือการยืนยันสภาพสินค้าเมื่อรับได้ ควรตกลงขั้นตอนตรวจรับและการแจ้งข้อแตกต่างไว้ก่อน

เมื่อพบข้อมูลไม่ตรงกัน

ส่งรายการสั้น ๆ ว่าข้อใดต่างกัน ข้อมูลที่มีคืออะไร และต้องการยืนยันเรื่องใด เก็บภาพ เอกสาร และประวัติการพูดคุย พร้อมระบุผู้รับผิดชอบให้ชัด จึงค่อยบันทึกว่าแผนส่งมอบยืนยันแล้วเมื่อประเด็นที่มีผลต่อการซื้อขายตกลงครบ