Trước khi xác nhận giao: đối chiếu thông tin lô hàng

Bắt đầu từ bản yêu cầu và báo giá mới nhất

Tập hợp thông tin đã thống nhất về sản phẩm, quy cách, số lượng và đơn vị. Đặt cạnh bản thông tin lô hoặc xác nhận giao đang được trao đổi. Nếu một điểm khác nhau, đánh dấu để hỏi lại; không tự chọn một phiên bản rồi coi là đã được chấp thuận.

Đối chiếu theo thông tin cụ thể thay vì mô tả chung như “giống lần trước”. Nếu có mã lô hoặc cách nhận diện do bên cung cấp sử dụng, ghi lại đúng mã đó.

Checklist trước khi thống nhất giao

• Tên sản phẩm, quy cách và thông tin nhận diện lô nếu có.
• Số lượng và đơn vị trên xác nhận có khớp báo giá không.
• Ảnh hoặc tài liệu được cung cấp có được xác nhận thuộc lô này không.
• Địa điểm, lịch dự kiến, đầu mối giao và người nhận.
• Phương án đóng gói/giao nhận và phần việc đã thống nhất của mỗi bên.
• Hồ sơ áp dụng và cách trao đổi khi phát sinh khác biệt.

Hỏi về hồ sơ theo đúng giao dịch

Không nên mặc định mọi giao dịch dùng cùng một loại giấy tờ. Nếu cần hồ sơ về nguồn hàng, giao nhận hoặc yêu cầu khác, hãy nêu rõ mục đích và đề nghị xác nhận tài liệu áp dụng, bên chuẩn bị và thời điểm cung cấp. Bài viết này không xác nhận rằng một lô cụ thể có sẵn chứng nhận nào.

Tương tự, ảnh không thể thay thế việc đối chiếu toàn bộ điều kiện hoặc xác nhận tình trạng hàng khi nhận. Các bước kiểm tra và xử lý khác biệt cần được trao đổi trước.

Khi có điểm chưa khớp

Gửi lại danh sách ngắn: mục nào khác, thông tin đang có và câu hỏi cần xác nhận. Giữ ảnh/tài liệu cùng lịch sử trao đổi liên quan, đồng thời làm rõ đầu mối chịu trách nhiệm. Chỉ ghi nhận phương án giao là đã chốt khi những điểm ảnh hưởng đến giao dịch đã được hai bên thống nhất.